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Anlage 1: Übersicht zum vereinbarten Dienstleistungsvertrag
Im Rahmen des Vertrages über die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten wird Folgendes vereinbart:Auftragsdatum und Auftragsgeber
Auftragsdatum | |
Firma | |
Strasse / Hausnummer | |
PLZ / Ort | |
Umfang versicherungsmathematische Bewertung
Gutachtentyp | |
Personenkreis | |
Anzahl Versorgungsberechtigter | |
Bewertungsart | |
Anzahl Rückdeckungsversicherungen | |
Gutachten nach internationaler Rechnungslegung |
Vertragslaufzeit und Expresslieferung
Vertragsbeginn | |
Mindestvertragslaufzeit | |
Lieferung für Erstgutachten |
Gutachtenpreis im ersten Jahr
Honorar | |
Einrichtungsgebühr (einmalig) | |
Expresszuschlag (im ersten Jahr) |
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Dienstleistungsvertrag
Vertrag über die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten
Zwischen derHDI Pensionsmanagement AG
Charles-de-Gaulle-Platz 1
50679 Köln (nachfolgend „HPM“)
und der
Firma (nachfolgend „Auftraggeber“)
wird folgender Vertrag geschlossen:
§ 1 Vertragsgegenstand
HPM übernimmt im Rahmen des vereinbarten Dienstleistungsumfangs (= Anlage 1) die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten nach Maßgabe der Anlage „Verzeichnis der Dienstleistungen und Honorare“ (= Anlage 2).
Über den vereinbarten Dienstleistungsumfang hinausgehende zusätzliche Dienstleistungen (= Sonderleistungen) können vom Auftraggeber im Rahmen dieses Dienstleistungsvertrags separat beauftragt werden. Sie sind gesondert zu vergüten.
§ 2 Pflichten des Auftraggebers
Für die Erstellung des jeweiligen versicherungsmathematischen Gutachtens hat der Auftraggeber HPM alle notwendigen Daten im jeweils aktuellen XLS-Format spätestens zum Bilanzstichtag (per E-Mail an gutachten@hdi.de ) zu übermitteln.
Die notwendigen Daten ergeben sich aus Anlage 3.
Die vom Auftraggeber übermittelten Daten werden von HPM inhaltlich nicht auf ihre Richtigkeit hin überprüft.
Kommt der Auftraggeber seiner o.g. Verpflichtung nicht oder nur unzureichend nach, wird seitens HPM kein versicherungsmathematisches Gutachten erstellt. Soweit Daten des Vorjahres vorhanden sind, wird ein auf der Vorjahresbasis beruhendes Gutachten erstellt. Die Honorarpflicht des Auftraggebers nach § 3 i.V.m. Anlage 2 bleibt in allen genannten Fällen unverändert bestehen.
Entstehen HPM zusätzliche Kosten dadurch, dass der Auftraggeber seiner o.g. Verpflichtung nicht oder nur unzureichend nachkommt, behält sich HPM vor, dem Auftraggeber diese durch den Mehraufwand entstandenen Zusatzkosten in Rechnung zu stellen. Die Zusatzkosten hierfür berechnen sich nach dem Zeitaufwand auf der Basis des in Anlage 2 Ziffer 5 benannten aktuell gültigen Stundensatzes.
§ 3 Honorare/Gebühren
Für die Erstellung der versicherungsmathematischen Gutachten erhält HPM jeweils ein Honorar sowie eine einmalige Einrichtungsgebühr nach Maßgabe von Anlage 1 i.V.m. Anlage 2.
Sämtliche Honorar- und Gebührensätze in Anlage 2 erhöhen sich mit jedem neuen Bilanzstichtag jeweils um 5 % des vorherigen Satzes.
Ändert sich nach Vertragsabschluss die Anzahl der Versorgungsverpflichtungen oder die Art/Zahl der zu erstellenden Gutachten, ergibt sich das Honorar aus Anlage 2. Sofern sich die Honorarhöhe nach Änderung nicht aus Anlage 2 entnehmen lässt, erhält der Auftraggeber seitens HPM ein entsprechendes Angebot.
Ergeben sich nach Vertragsabschluss neue Anforderungen an den Inhalt bzw. den Umfang der Gutachtenerstellung (z.B. aus neuen Gesetzen, BMF-Schreiben oder Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer) und wirken sich diese in erheblichem Maße auf den Aufwand der HPM im Rahmen der Gutachtenerstellung aus, erhält der Auftraggeber seitens HPM hierüber eine entsprechende Information sowie ein Angebot über die Anpassung des Honorars. Nimmt der Auftraggeber die Honoraranpassung nicht innerhalb von 3 Monaten nach Zugang des Angebots an oder lehnt diese ab, hat HPM das Recht, den Vertrag mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende zu kündigen. Dies gilt auch innerhalb der Mindestvertragslaufzeit.
Mit Zusendung des jeweiligen versicherungsmathematischen Gutachtens erhält der Auftraggeber eine gesonderte Rechnung.
§ 4 Vertragsdauer und Kündigung
Der Vertrag endet nach Ablauf der vereinbarten Mindestvertragslaufzeit.
Der Vertrag verlängert sich danach automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht oder nicht rechtzeitig spätestens drei Monate vor Ende der Laufzeit in Textform gegenüber dem Vertragspartner gekündigt wird. Einer Angabe von Gründen bedarf es dabei nicht.
§ 5 Datenschutzrechtliche Bedingungen
Soweit im Rahmen dieses Dienstleistungsvertrags personenbezogene Daten nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung nach Maßgabe der Anlage „Datenschutzrechtliche Bedingungen für die Beauftragung von Dienstleistern“.
§ 6 Vollmacht zur Beauskunftung von Versicherungsverträgen
Der Auftraggeber erteilt die Vollmacht, Auskünfte über bestehende Versicherungsverträge des Auftraggebers einzuholen und Einsicht in die Akten zu nehmen. Zu den beauskunfteten Daten gehören personenbezogene Daten wie Name, Anschrift und Geburtsdaten – jedoch keine Gesundheitsdaten – sowie sämtliche vertragsbezogenen Daten und etwaige andere erforderliche versicherungsmathematische Regelungen.
Entstehen HPM zusätzliche Kosten durch die Einholung der Versicherungsdaten, behält sich HPM vor, dem Auftraggeber diese in Rechnung zu stellen. Die Zusatzkosten hierfür berechnen sich nach dem Zeitaufwand auf der Basis des in Anlage 2 Ziffer 5 benannten aktuell gültigen Stundensatzes.
§ 7 Schlussbestimmungen
Es gelten die anliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen der HPM (Anlage 4).
Sollte eine Bestimmung dieses Vertrages unwirksam sein, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragsparteien sind sich in diesem Fall darüber einig, dass anstelle der unwirksamen Vereinbarung eine wirksame tritt, die dem Vertragszweck und dem wirtschaftlichen Interesse der Parteien am nächsten kommt.
Honorare
Verzeichnis der Dienstleistungen und Honorare
Im Rahmen des Vertrags über die Erstellung versicherungsmathematischer Gutachten zwischen dem Auftraggeber und der HDI Pensionsmanagement AG gelten nachfolgende Honorar- und Gebührensätze (jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer):
1. Pensionsgutachten
Erstellung von versicherungsmathematischen Gutachten zu betrieblichen Versorgungswerken mit gleichartigen Versorgungszusagen über die Höhe der Pensionsrückstellungen entsprechend der jeweiligen Bewertungsvorschriften:
a)Gutachten für gemischte und reine Anwärterbestände
Anzahl Personen |
Teilwert nach § 6a EStG / PSV-Testat |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6a EStG u. § 253 HGB zusammen |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
|
1 |
195 |
195 |
299 |
195 |
2 |
235 |
235 |
359 |
235 |
3 |
275 |
275 |
419 |
275 |
4 |
315 |
315 |
479 |
315 |
5 |
355 |
355 |
539 |
355 |
6 |
375 |
375 |
569 |
375 |
7 |
395 |
395 |
599 |
395 |
8 |
415 |
415 |
629 |
415 |
9 |
435 |
435 |
659 |
435 |
10 |
455 |
455 |
689 |
455 |
über 10 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
b) Gutachten für gemischte und reine Anwärterbestände
inkl. Berücksichtigung des IDW Rechnungslegungshinweises FAB 1.021
Anzahl Personen bzw. Rückdeckungs-versicherungen |
Teilwert nach § 6a EStG / PSV-Testat |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6a EStG u. § 253 HGB zusammen |
zzgl. Aufschlag für IDW RH FAB 1.021 Bewertung |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
(je RDV) |
in EUR |
|
1 |
195 |
195 |
299 |
55 |
195 |
2 |
235 |
235 |
359 |
55 |
235 |
3 |
275 |
275 |
419 |
55 |
275 |
4 |
315 |
315 |
479 |
55 |
315 |
5 |
355 |
355 |
539 |
110 |
355 |
6 |
375 |
375 |
569 |
110 |
375 |
7 |
395 |
395 |
599 |
110 |
395 |
8 |
415 |
415 |
629 |
110 |
415 |
9 |
435 |
435 |
659 |
110 |
435 |
10 |
455 |
455 |
689 |
220 |
455 |
über 10 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
c) Gutachten für reine Rentnerbestände
Anzahl Personen |
Teilwert nach § 6a EStG / PSV-Testat |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6a EStG u. § 253 HGB zusammen |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
|
1 |
155 |
155 |
239 |
195 |
2 |
189 |
189 |
289 |
235 |
3 |
219 |
219 |
335 |
275 |
4 |
249 |
249 |
379 |
315 |
5 |
279 |
279 |
419 |
355 |
6 |
305 |
305 |
459 |
375 |
7 |
325 |
325 |
499 |
395 |
8 |
345 |
345 |
529 |
415 |
9 |
355 |
355 |
539 |
435 |
10 |
365 |
365 |
549 |
455 |
über 10 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
d) Gutachten für reine Rentnerbestände
inkl. Berücksichtigung des IDW Rechnungslegungshinweises FAB 1.021
Anzahl Personen bzw. Rückdeckungs-versicherungen |
Teilwert nach § 6a EStG / PSV-Testat |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6a EStG u. § 253 HGB zusammen |
zzgl. Aufschlag für IDW RH FAB 1.021 Bewertung |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
(je RDV) |
in EUR |
|
1 |
155 |
155 |
239 |
55 |
195 |
2 |
189 |
189 |
289 |
55 |
235 |
3 |
219 |
219 |
335 |
55 |
275 |
4 |
249 |
249 |
379 |
55 |
315 |
5 |
279 |
279 |
419 |
110 |
355 |
6 |
305 |
305 |
459 |
110 |
375 |
7 |
325 |
325 |
499 |
110 |
395 |
8 |
345 |
345 |
529 |
110 |
415 |
9 |
355 |
355 |
539 |
110 |
435 |
10 |
365 |
365 |
549 |
220 |
455 |
über 10 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
2. Gutachten für Jubiläumsverpflichtungen (Jubiläumsgutachten)
Anzahl Personen |
Teilwert nach |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6 EStG u. § 253 HGB zusammen |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
|
<= 10 |
453 |
453 |
693 |
230 |
<= 50 |
733 |
733 |
1121 |
370 |
<= 100 |
833 |
833 |
1274 |
420 |
<= 200 |
1033 |
1033 |
1580 |
520 |
<= 300 |
1183 |
1183 |
1810 |
600 |
<= 400 |
1333 |
1333 |
2039 |
670 |
<= 500 |
1433 |
1433 |
2192 |
720 |
über 500 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
3.Gutachten für Altersteilzeitverpflichtungen (Altersteilzeitgutachten)
Anzahl Personen |
Teilwert nach |
Bilanzwert nach § 253 HGB |
§ 6 EStG u. § 253 HGB zusammen |
Bilanzwert nach |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
in EUR |
|
1 |
385 |
385 |
605 |
220 |
2 |
465 |
465 |
725 |
260 |
3 |
545 |
545 |
845 |
300 |
4 |
625 |
625 |
965 |
340 |
5 |
705 |
705 |
1085 |
380 |
6 |
745 |
745 |
1145 |
400 |
7 |
785 |
785 |
1205 |
420 |
8 |
825 |
825 |
1265 |
440 |
9 |
865 |
865 |
1325 |
460 |
10 |
905 |
905 |
1385 |
480 |
über 10 |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
Individuelle |
4. Einrichtungsgebühr
Bei Abschluss wird eine einmalige Einrichtungsgebühr erhoben.
5. Mehraufwand bzw. aktuarielle Sonderleistungen
Honorar pro Stunde 220 EUR
6. Express-Service
Für gesondert beauftragte kurze Lieferzeiten (3 Werktage (ohne Samstag) nach Eingang aller notwendigen Unterlagen) wird ein Zuschlag in Höhe von 30 % auf das Honorar sowie auf die Einrichtungsgebühr, mind. jedoch 200 EUR, erhoben.
7. Sonstige Administration
a)Versorgungsausgleich
Im Rahmen des Versorgungsausgleichs erfolgt das Befüllen des Auskunftsformulars für das Familiengericht.
Zur Verfügung gestellt werden:
- Berechnung des Ehezeitanteils des Anrechts eines Anwärters bzw. Rentners
- Vorschlag für die Bestimmung des Ausgleichswerts
- eine übersichtliche und nachvollziehbare Berechnung sowie eine ggf. erforderliche Erläuterung der Einzelheiten der Ermittlung (§ 220 FamFG, § 5 VersAusglG)
Berechnung von Versorgungsausgleichen pro Fall: 660 EUR
b) Bescheide
Erstellung von Unverfallbarkeits- oder Rentenbescheiden pro Fall: 130 EUR
Weitere Voraussetzungen
Notwendige Daten im Rahmen des Vertrags über die Erstellung
versicherungsmathematischer Gutachten
1. Pensionsgutachten:
- Letztes versicherungsmathematisches Gutachten des Vorgutachters
- Sämtliche Versorgungsordnungen bzw. -zusagen inkl. aller Nachträge
- Gesellschafterbeschlüsse bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern/beherrschenden Vorständen
- Persönliche Angaben, soweit diese nicht in der Versorgungsordnung bzw. -zusage enthalten sind (Diensteintritt, Status: beherrschend/nicht beherrschend, arbeitgeber-/arbeitnehmerfinanziert, Bilanzstichtag, Status: Aktiver/Ausgeschiedener/Rentner)
- Bei laufenden Renten: jährliche aktuelle Leistung
- Bei gehaltsabhängigen Plänen: jährliches pensionsfähiges Gehalt
- Bei Fusion: alle notwendigen Unterlagen, insbesondere Übertragungswerte
2. Jubiläumsgutachten:
- Eindeutiges Identifizierungsmerkmal (Name oder Personalnummer)
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum in das Unternehmen
- Vereinbarung mit Regelung zu Jubiläumsleistungen
- Gehalt (bei gehaltsabhängigen Jubiläumsleistungen)
- Sozialversicherungspflichtiges Jahreseinkommen, mindestens aber Informationen darüber, ob dieses die Bemessungsgrenzen zur gesetzlichen Kranken- oder Rentenversicherung überschreitet
- Angabe der Anpassungstermine und -höhen, wenn die zukünftigen Gehaltserhöhungen am Bilanzstichtag bereits feststehen, weil ein mehrjähriger Tarifvertrag geschlossen wurde
- Angabe in Prozent, wie viele von den anspruchsberechtigten Mitarbeitern durchschnittlich pro Jahr aus dem Unternehmen ausscheiden
- Für die HGB-Bewertung ist bei gehaltsabhängigen Zusagen die Angabe eines Gehaltstrends erforderlich
3. Altersteilzeitgutachten:
- Eindeutiges Identifizierungsmerkmal (Name oder Personalnummer)
- Geburtsdatum
- Geschlecht
- Eintrittsdatum in das Unternehmen
- ATZ-Vertrag mit Datum und Unterschrift
- ATZ-Modell (Block-/Teilzeitmodell)
- Arbeitsphase Beginn
- Arbeitsphase Ende
- Freistellungsphase Beginn
- Freistellungsphase Ende
- fiktives Vollzeitbrutto jährlich
- jährliches Vollzeitbrutto zur Berechnung der Aufstockung zum Gehalt
- jährliches Vollzeitbrutto zur Berechnung der Aufstockung zur gesetzlichen Rentenversicherung
- jährliches Teilzeitbrutto (Arbeitsphase)
- jährliches Teilzeitbrutto (Freistellungsphase)
- Abfindung am Ende der ATZ
- jährliche Aufstockung zum Netto-Entgelt
- jährliche Aufstockung zur gesetzlichen Rentenversicherung
- Steuerklasse
- Kirchensteuer (ja/nein)
- Krankenversicherungssatz (Unternehmen)
- Anzahl der Kinder
- Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme
- Mustervertrag/Arbeitsvertrag
- ggf. Tarifvertrag
AGB's
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Beratung, Administration, Gutachten
I. Geltungsumfang, Geschäftsbedingungen des Vertragspartners, mündliche Abreden
1. Nachstehende Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind Bestandteil eines jeden Vertrages, durch den die HDI Pensionsmanagement einen Beratungs-, Administrations- oder Gutachtenauftrag übernimmt.
2. Zu von den AGB abweichenden Individualvereinbarungen sind die Mitarbeiter von HDI Pensionsmanagement nicht bevollmächtigt. Solche Vereinbarungen können wirksam nur mit den Vorständen bzw. deren Genehmigung getroffen werden. Sie bedürfen der Schriftform.
3. Geschäftsbedingungen des Auftraggebers sind nur dann und insoweit in den Vertrag einbezogen, als dies durch einen Vorstand von HDI Pensionsmanagement ausdrücklich schriftlich anerkannt wird.
4. Mündliche, in Bezug auf den Vertrag getroffene Abreden bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der schriftlichen Bestätigung durch HDI Pensionsmanagement.
II. Vertragsleistungen
1. Gegenstand des Vertrages ist die im Auftrag beschriebene Beratungs-, Administrations- oder Gutachterleistung. Ein bestimmter wirtschaftlicher oder sonstiger Erfolg wird nicht geschuldet.
2. HDI Pensionsmanagement berücksichtigt bei den übernommenen Beratungs-, Administrations- oder Gutachterleistungen die bei Vertragsabschluss / Informationsaufnahme geltenden Gesetze, Erlasse und Verordnungen sowie die bis dahin in Fachzeitschriften veröffentlichte höchstrichterliche Rechtsprechung.
3. HDI Pensionsmanagement ist berechtigt, sich zur Durchführung eines Beratungs-, Administrations- oder Gutachtenauftrags ganz oder teilweise anderer Gesellschaften des Talanx-Konzerns oder sonstiger Subunternehmer/Dienstleister zu bedienen. Die Liste der aktuellen Subunternehmer/Dienstleister ist unter https://pm.hdi.de einsehbar.
III. Rechte und Pflichten der Vertragsparteien
1. Der Auftraggeber hat HDI Pensionsmanagement ohne besondere Aufforderung alle für die Erfüllung des Auftrags notwendigen Unterlagen und Informationen, insbesondere die maßgeblichen Versorgungsregelungen, die letzte Bilanz, das letzte versicherungsmathematische Gutachten sowie die Renteninformation bzw. -auskunft vollständig, inhaltlich richtig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen und auf Wunsch von HDI Pensionsmanagement die Vollständigkeit schriftlich zu bestätigen. Dies gilt auch für Unterlagen, Vorgänge und Umstände, die erst während der Ausführung des Auftrags bekannt werden. Der Auftraggeber gibt HDI Pensionsmanagement alle für die Durchführung des Auftrags relevanten Veränderungen unverzüglich und unaufgefordert schriftlich bekannt.
2. HDI Pensionsmanagement ist berechtigt, bei Ausführung des Auftrags die vom Vertragspartner genannten Tatsachen, insbesondere Zahlenangaben und übergebene Unterlagen als richtig und vollständig zugrunde zu legen. Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der übergebenen Unterlagen und Zahlen gehört nur dann zu den Vertragsleistungen, wenn dies ausdrücklich schriftlich vereinbart ist oder die Prüfungspflicht sich aus dem Wesen des Auftrags ergibt.
3. Der Auftraggeber benennt einen Ansprechpartner und gibt dessen Kontaktdaten bekannt. Wechselt der Ansprechpartner, verändern sich seine Kontaktdaten oder ist er für längere Zeit nicht erreichbar, unterrichtet der Auftraggeber hiervon HDI Pensionsmanagement unverzüglich.
IV. Vergütung
1. Die Vergütung wird mit Rechnungserteilung ohne Skontoabzug fällig. Im Rahmen eines Lastschrifteinzugs (zum Beispiel SEPA-Lastschriftmandat, PayPal-Zahlungen) wird dem Auftraggeber das Fälligkeitsdatum der Vergütung mittels einer Vorabinformation (zum Beispiel im Rahmen der Auftragsbestätigung) mitgeteilt.
2. Im Falle einer Vergütung auf Zeitbasis werden die angefallenen Arbeits- und Reisezeiten zu den jeweils gültigen Tages- und Stundensätzen berechnet. Sonstige Leistungen, einschließlich Spesen und Fahrtkosten, werden zusätzlich berechnet.
3. Der Auftraggeber ist auf Anforderung von HDI Pensionsmanagement in angemessenen Zeitabständen zu Abschlagszahlungen verpflichtet. HDI Pensionsmanagement kann eine Abschlagszahlung fordern, wenn mehr als 8.000 EUR abrechenbares Honorar angefallen ist. HDI Pensionsmanagement hat den angefallenen Zeitaufwand durch Vorlage entsprechender Zeitabrechnungen nachzuweisen. Abschlagszahlungen sind binnen 2 Wochen nach Erhalt der Abschlagsrechnungen zu leisten. Die vom Auftraggeber geleisteten Abschläge werden bei Erstellung der Schlussrechnung angerechnet.
V. Gewährleistung, Haftung
1. Soweit HDI Pensionsmanagement Werkleistungen erbracht hat und aufgrund gesetzlicher Bestimmungen zur Gewährleistung verpflichtet ist, besteht zunächst ein Recht zur Nachbesserung. Erst nach zweimaligem Fehlschlagen der Nachbesserung innerhalb angemessener Frist kann der Auftraggeber etwaige gesetzliche Gewährleistungsrechte geltend machen.
2. Schadensersatzansprüche gegen HDI Pensionsmanagement, gleich aus welchem Rechtsgrund, insbesondere wegen Verletzung von Pflichten aus dem Schuldverhältnis und aus unerlaubter Handlung, sind ausgeschlossen. Dies gilt nicht in Fällen der vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verursachung von Schäden durch einen gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen von HDI Pensionsmanagement, in Fällen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit und bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Der Schadensersatzanspruch für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist jedoch auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt oder wegen der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit gehaftet wird. Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglichen und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf.
3. Soweit HDI Pensionsmanagement aus Verzug haftet, ist die Verzugsentschädigung der Höhe nach auf 0,5 % je vollendete Woche des Verzugs, insgesamt aber auf nicht mehr als 5 % der Gesamtvergütung desjenigen Teils der Leistung begrenzt, der nicht rechtzeitig fertig gestellt wurde.
VI. Verjährung
1. Sämtliche Ansprüche gegen HDI Pensionsmanagement verjähren in zwei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Auftraggeber Kenntnis von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Ersatzpflichtigen erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste, zu laufen. Sie verjähren spätestens ohne Rücksicht auf die Kenntnis oder fahrlässige Unkenntnis in 5 Jahren ab Entstehung des Anspruchs.
2. Das gilt nicht für Schadensersatzansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers, der Gesundheit sowie bei Haftung wegen Vorsatzes oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung von HDI Pensionsmanagement, ihres gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen. Für diese Ansprüche gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen.
3. Sonstige Schadensersatzansprüche verjähren in 5 Jahren ab Entstehung des Anspruchs und ohne Rücksicht auf die Entstehung in 15 Jahren von der Begehung der Handlung, der Pflichtverletzung oder dem sonstigen, den Schaden auslösenden Ereignis an, wobei die früher endende Frist maßgeblich ist.
VII. Rücktritt oder Aufhebung des Vertrages
1. Soweit der Vertrag aufgrund eines in der Sphäre des Auftraggebers liegenden Umstandes nicht durchgeführt wird, hat HDI Pensionsmanagement Anspruch auf Ersatz aller bis dahin entstandenen Aufwendungen, sowie auf Zahlung einer, dem tatsächlichen Leistungsaufwand entsprechenden Vergütung.
2. HDI Pensionsmanagement kann anstelle dessen auch einen pauschalierten Schadensersatz in Höhe von 10 % des Auftragswertes fordern. Dem Auftraggeber bleibt es unbelassen, den Nachweis zu erbringen, dass ein Schaden überhaupt nicht entstanden ist oder wesentlich niedriger ist als die Pauschale.
VIII. Urheberschutz
1. HDI Pensionsmanagement nimmt für von ihr erstellte Unterlagen und erbrachte Leistungen Urheberrechtsschutz nach den Bestimmungen des Urhebergesetzes in Anspruch. Der Auftraggeber erhält das nicht übertragbare Recht, die Leistungen von HDI Pensionsmanagement zu nutzen. Die Urheberrechte der von HDI Pensionsmanagement erbrachten Leistungen verbleiben bei HDI Pensionsmanagement. Eine Veröffentlichung einer Ausarbeitung der HDI Pensionsmanagement darf nur mit deren schriftlicher Einwilligung und unter Quellenangabe erfolgen.
2. Ein Übergang der in Ziffer 1 genannten Nutzungsrechte erfolgt erst mit vollständiger Zahlung der Vergütung.
IX. Aufrechnung und Abtretung
1. Der Auftraggeber kann Zurückbehaltungsrechte nur geltend machen oder mit eigenen Ansprüchen nur aufrechnen, sofern diese von HDI Pensionsmanagement ausdrücklich schriftlich anerkannt oder rechtskräftig festgestellt sind.
2. Sämtliche sich aus dem Auftragsverhältnis ergebende Ansprüche und Rechte des Auftraggebers gegen HDI Pensionsmanagement sind nicht abtretbar, übertragbar oder belastbar.
X. Aufbewahrung und Herausgabe von Unterlagen
HDI Pensionsmanagement bewahrt die ihr im Zusammenhang mit der Durchführung des Auftrags übergebenen oder von ihr selbst angefertigten Unterlagen entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen auf. HDI Pensionsmanagement behält sich das Recht vor, Abschriften und Fotokopien von Unterlagen, die sie auf Aufforderung des Auftraggebers zurückgibt, anzufertigen und zurückzubehalten, um so den gesetzlichen Bestimmungen nachzukommen.
XI. Datenverarbeitung und Verschwiegenheit
1. HDI Pensionsmanagement ist im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze befugt, die ihr anvertrauten Daten im Rahmen der Zweckbestimmung des Auftrags zu speichern, zu verarbeiten und zu nutzen.
2. HDI Pensionsmanagement ist verpflichtet, über alle Tatsachen und Informationen Stillschweigen zu bewahren, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber erlangt. Dies gilt ebenfalls, sofern es sich um Informationen über Geschäftsbeziehungen des Auftraggebers handelt. Dies gilt nicht, wenn der Auftraggeber HDI Pensionsmanagement von der Schweigepflicht entbindet oder es sich um allgemein bekannte oder öffentlich zugängliche Informationen handelt.
XII. Anwendbares Recht, Erfüllungsort, Gerichtsstand
1. Auf den Vertrag findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung.
2. Erfüllungsort ist Köln.
3. Gerichtsstand ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann ist und in dieser Eigenschaft den Auftrag erteilt hat, Köln.
XIII. Schlussbestimmungen
1. Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen zu ihrer Rechtswirksamkeit der Schriftform. Das Schriftformerfordernis kann nur durch eine schriftliche Vereinbarung aufgehoben werden.
2. Sind einzelne Regelungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. Die Vertragsparteien sind sich in diesem Falle darüber einig, dass anstelle der unwirksamen Vereinbarung eine wirksame tritt, die dem Vertragszweck und dem wirtschaftlichen Interesse der Parteien am nächsten kommt.
Datenschutzbedingungen
Datenschutzrechtliche Bedingungen für die Beauftragung von Dienstleistern
Diese Bedingungen sollen die ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten sicherstellen und berücksichtigen die gesetzlichen Vorgaben des Artikel 28 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO).
1. Geltungsbereich, Gegenstand, Dauer
Diese Bedingungen finden Anwendung auf alle Aufträge, die der Auftraggeber im eigenen Namen dem Auftragnehmer erteilt. Mit Annahme des Auftrags verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Einhaltung dieser Bedingungen.
2. Art und Zweck
2.1
Der Auftragnehmer bearbeitet die zur Verfügung gestellten Daten lediglich im Rahmen der vom Auftraggeber genannten Aufgaben. Bei Unklarheit darüber, ob die Verarbeitung dem Zweck der Beauftragung entspricht, muss sich der Auftragnehmer mit dem Auftraggeber abstimmen.
2.2
Die Art der Verarbeitung hat dem Zweck der Beauftragung zu entsprechen. Der Auftragnehmer kann die Mittel der Verarbeitung auswählen, diese müssen jedoch in einem datenschutzkonformen Verhältnis zum Zweck der Verarbeitung und Sensibilität der personenbezogenen Daten stehen und immer im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen sein.
3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen
3.1
Die Art der zu verarbeitenden Daten wird durch die Art der konkreten Beauftragung bestimmt. Grundsätzlich kommen alle in Artikel 4 Nr. 1 DSGVO genannten personenbezogenen Daten in Betracht. Welche Daten der konkreten Verarbeitung zugrunde liegen, ergibt sich aus dem Gegenstand der Beauftragung.
3.2
Dem Auftragnehmer werden im Rahmen seiner Tätigkeit Daten vom Arbeitgeber, der zugleich auch Auftraggeber ist, zur Verfügung gestellt. Diese Daten betreffen aktuelle und ausgeschiedene Mitarbeiter des Auftraggebers sowie alle Versorgungsberechtigten, die sich aus dem Versorgungsversprechen des Arbeitgebers ergeben.
4. Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
4.1
Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit dokumentierte Einzelweisungen über das Auftragsverhältnis zu erteilen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt oder einer ordnungsgemäßen Begutachtung zuwiderläuft.
4.2
Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und verpflichtet sich zu ihrer Einhaltung. Er verpflichtet sich zur Verschwiegenheit hinsichtlich der ihm zur Kenntnis gelangten mündlichen oder schriftlichen Informationen, personenbezogenen Daten und überlassenen Unterlagen. Die zur Datenverarbeitung befugten Personen verpflichtet er zur Vertraulichkeit. Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrags fort.
4.3
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erfüllung der Anträge und Ansprüche betroffener Personen gemäß Kapitel III der DSGVO sowie bei Einhaltung der in Artikel 32 - 36 DSGVO genannten Pflichten.
4.4
Der Auftraggeber ist dazu berechtigt, jederzeit die Erhebung und Verwendung der Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer einschließlich der Einhaltung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers zu prüfen. Zur Durchführung von Kontrollen ist der Auftragnehmer entsprechend Artikel 28 Abs. 3 lit h DSGVO zur Mitwirkung verpflichtet.
4.5
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die ihm zur Verfügung gestellten Daten ausschließlich zur vertraglich vereinbarten Leistung zu verwenden und strikt von sonstigen, bei ihm gespeicherten Datenbeständen zu trennen.
4.6
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Daten nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen – nach Wahl des Auftraggebers – vollständig datenschutzgerecht zu löschen (einschließlich der verfahrens- oder sicherheitstechnisch notwendigen Kopien) und/oder an dem Auftraggeber zurück zugeben, sofern nicht nach dem Recht der Europäischen Union oder nationalem Recht eine Verpflichtung zur Speicherung besteht.
4.7
Der Auftragnehmer ist berechtigt, zur Vertragsdurchführung Subunternehmen einzusetzen. Subunternehmen sind dabei keine Dienstleister, die reine Unterstützungsleistungen wie Telekommunikation usw. sind. Bei Abschluss dieser Vereinbarung setzt der Auftragnehmer die in der Anlage „Liste der wesentlichen Dienstleister“ bezeichneten Subunternehmen ein, zu dessen Einbeziehung der Auftragnehmer mit Auftragserteilung seine Zustimmung erteilt. Die jeweils aktuelle Liste der Subunternehmen ist über https://pm.hdi.de einsehbar.
4.8
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.
4.9
Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
4.10
Der Auftragnehmer ist zur Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DSGVO verpflichtet. Wegen weiterer Details wird auf die Übersicht und Erläuterungen am Ende der Bedingungen verwiesen.
5. Sonstiges
Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.
Übersicht und Erläuterungen zu den technischen und org Maßnahmen i. S. d. Artikel 32 DSGVO unter Einbeziehung der Schutzziele Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Revisionsfähigkeit und Transparenz
A. Vertraulichkeit (Artikel 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
1. Zutrittskontrolle
Kein unbefugter Zutritt zu Räumlichkeiten in denen Datenverarbeitungsanlagen stehen oder Dokumente gelagert werden
2. Zugangskontrolle
Keine unbefugte Systembenutzung, z.B. (sichere) Kennwörter, automatische Sperrmechanismen, Verschlüsselung von Datenträgern
3. Zugriffskontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, z.B. Berechtigungskonzepte oder bedarfsgerechte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen
4. Trennungskontrolle
Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, z.B. Mandantentrennung
B. Pseudonymisierung (Artikel 32 Abs. 1 lit. a DSGVO; Arti-kel 25 Abs. 1 DSGVO)
Soweit erforderlich und sinnvoll ist zu erwägen, ob die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise erfolgt, bei der die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen
C. Integrität (Artikel 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
1. Weitergabekontrolle
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, z.B. Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN)
2. Eingabekontrolle
Sicherstellung, dass bei Eingabe, Veränderung oder Löschung von personenbezogenen Daten in Datenverarbeitungssystemen dieses auf protokollierter Art und Weise erfolgt (z.B. Versionierungen, Dokumentenmanagement)
D. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Artikel 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)
1. Verfügbarkeitskontrolle
Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, z.B.: Backup (online/offline; on-site/off-site), unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Virenschutz, Firewall
E. Rasche Wiederherstellbarkeit (Artikel 32 Abs. 1 lit. c DSG-VO)
Sofern notwendig, Sicherstellung von alternativen Datenverarbeitungen, wenn die eigentliche Datenverarbeitung ausfällt wie z.B. Ausweichhardware mit Zugriff auf Backup Daten.
Stand 04/2019
HDI Pensionsmanagement AG Charles-de-Gaulle-Platz 1 50679 Köln Tel. +49 221 144 0 Fax +49 221 144 606 9351 https://pm.hdi.de |
Vorsitzende des Aufsichtsrats: Barbara Riebeling Vorstand: Fabian v. Löbbecke (Vorsitzender), Stefan Eversberg |
Sitz der Gesellschaft: Köln Amtsgericht Köln, HRB 59469 USt ID Nr. DE 226688658 |
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