Neuregelungen zum NachwG – Änderungen ab 01.01.2025 – Auswirkungen auf die bAV

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) treten zum 01.01.2025 Neuregelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) in Kraft. Insbesondere werden Erleichterungen zur Form des Nachweises eingeführt.

Bislang sind Arbeitgeber zum schriftlichen Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG i.d.F. vom 01.08.2022 (im Folgenden „a.F.“) verpflichtet. Hierzu gehört u.a. die Zusammensetzung und die Höhe der Bestandteile des Arbeitsentgelts, was u.E.[1] auch die betriebliche Altersversorgung (bAV) – auch in Form der Entgeltumwandlung – umfasst. Schriftform bedeutet, dass das Dokument (bzw. eine Kopie) vom Arbeitgeber zu unterschreiben und den Mitarbeitern[2] (in unterschriebener Fassung) auszuhändigen ist.

Die maßgebliche europäische Richtlinie (EU-Richtlinie), auf der das NachwG beruht, sah diese strikten Formvorgaben nicht vor.

Durch die zum 01.01.2025 in Kraft tretende Neuregelung wird künftig die Möglichkeit geschaffen, die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses (jetzt § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 7 NachwG) alternativ in Textform (§ 126b BGB) abzufassen und elektronisch zu übermitteln, sofern die betreffenden Informationen dem Mitarbeiter zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen, § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG i.d.F. ab 01.01.2025 (im Folgenden „n.F.“). Die Neuregelung des NachwG orientiert sich damit stärker als bislang an den Vorgaben zur Textform gemäß der entsprechenden EU-Richtlinie.

Damit können die Dokumente u.E. künftig z.B. per E-Mail verschickt oder zum Ausdruck aus einem Online-Portal bereitgestellt werden – jeweils aber verbunden mit der Aufforderung an den Mitarbeiter, einen Empfangsnachweis zu erteilen.

Die Textform gilt jedoch nicht in einem Wirtschaftsbereich bzw. Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (wie u.a. im Bau-, Gaststätten-, Gebäudereinigungs- oder Speditionsgewerbe) oder wenn der Mitarbeiter die schriftliche Aushändigung verlangt, § 2 Abs. 1 Sätze 3 und 6 NachwG n.F.. In diesen Fällen bleibt es bei der Schriftform.

Die sog. elektronische Form (= elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur nach § 126a BGB) bleibt auch weiterhin explizit ausgeschlossen, § 2 Abs. 1 Satz 8 NachwG n.F..

Der entsprechende Nachweis hat – wie bislang – am ersten Tag der Beschäftigung zu erfolgen bzw. bei einer späteren Änderung spätestens an dem Tag, an dem diese wirksam wird, vgl. § 2 Abs. 1 Satz 9 bzw. § 3 NachwG n.F..

Für Bestandsmitarbeiter (Arbeitsverhältnis bestand zum 01.08.2022 bereits) ergeben sich insoweit keine Neuerungen; die wesentlichen Arbeitsbedingungen inkl. der bAV sind auf Verlangen innerhalb von 7 Tagen schriftlich auszuhändigen, vgl. § 5 S. 1 NachwG. Eine spätere Änderung kann aber in Textform bereitgestellt werden, vgl. § 2 Abs. 1 Satz 9 bzw. § 3 NachwG n.F..

Die zuvor genannten Nachweispflichten können nach § 2 Abs. 4 NachwG n.F. auch weiterhin dadurch ersetzt werden, dass der Arbeitsvertrag einen Hinweis auf die insoweit einschlägigen Tarifverträge bzw. Betriebs- oder Dienstvereinbarungen in ihrer jeweils geltenden Fassung enthält.

Bei Nicht- bzw. Schlechterfüllung der Nachweispflichten kann auch künftig nach § 4 NachwG n.F. eine Geldbuße verhängt werden.

Fazit: Die Neuregelung ist zwar zu begrüßen, da es i.d.R. kein starres Schriftformerfordernis mehr gibt. Künftig können neu eingestellten Mitarbeitern Versorgungsordnungen (bzw. eine Zusammenfassung ihrer wesentlichen Regelungen), Entgeltumwandlungsvereinbarungen, Versicherungsscheine, Leistungspläne grundsätzlich in Textform bereitgestellt werden. Allerdings werden der voranschreitenden Digitalisierung durch die weiteren Vorgaben i.R.d. Textform und den von dieser Form per se ausgenommenen Branchen weiterhin Steine in den Weg gelegt.

Wir weisen außerdem darauf hin, dass auch die HDI-Standard-Unterlagen zur bAV (bspw. die Entgeltumwandlungsvereinbarung der HDI Lebensversicherung AG) – soweit erforderlich ­– zeitnah angepasst werden.

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[1] Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hatte in einer Stellungnahme vom 07.07.2022 gegenüber der Arbeitsgemeinschaft für bAV geäußert, dass das NachwG auf Betriebsrenten i.R.d. Entgeltumwandlung nicht anwendbar sei.

[2] Personenbezeichnungen beziehen sich grundsätzlich auf alle Geschlechter; in der Regel wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit nur die männliche Sprachform verwendet.