Hohe Verantwortung und sinkendes Image

Welches Wissen sollte im Hause bleiben, um den Kontakt zu den Mitarbeitern nicht zu verlieren?

Die Personalabteilungen stehen in den vergangenen Jahren unter Starkstrom: Einerseits ist ein Wandel in den Aufgabenfeldern zu beobachten und zu bewältigen, andererseits unterliegen interne Prozesse wie Personal- und/oder HR-Arbeit einem hohen Kosten- und Restrukturierungsdruck. IT- und Prozess-Outsourcing erscheint hier als Lösung – federführend fokussiert für das Thema Entgeltabrechnung.

Alle drei Faktoren (Aufgaben, Kosten, Auslagerung) führen dazu, dass sowohl die Stellung als auch das Image der Personalabteilung nicht durchgehend in Deutschland gefestigt sind.

Exemplarische Studien wie die Haufe HR-Studie 2013 zeigen auf, dass Personalarbeit einerseits auf die administrativen Tätigkeiten im Unternehmen (Entgeltabrechnung, Verwaltung) reduziert wird, diese andererseits als die wichtigste Funktion innerhalb der Personalarbeit angesehen wird – ein Widerspruch, wo doch die Personaler sich selbst als maßgeblich zur Wertschöpfungskette beitragend ansehen?

Stehen unter Umständen Know-how-Abbau und fehlendes Image im direkten Zusammenhang?

Besteht der Widerspruch darin, dass mit dem Outsourcing wichtige Kompetenzen ausgelagert werden, die das Ansehen der Personalabteilung nicht stärken, sondern weiterhin reduzieren?

Können wir es uns in der Personalabteilung, mit Blick auf den drohenden Fachkräftemangel, leisten, einen durchschnittlichen Service abzuliefern?

Das HR-Image und die HR-Administration sind unmittelbar miteinander verbunden. Der Austausch über steuer- und sozialversicherungsrechtliche Verfahren, Bescheinigungen und bAV-Versorgung erscheint auf den ersten Blick wenig interessant. Dennoch fallen genau an dieser Stelle Zwischensequenzen an, die für das Unternehmen wichtig sein können: Die persönliche Lebensplanung, der aktuelle Leistungsstand, individuelle Wünsche der Mitarbeiter. Personalabteilungen können ihren Mitarbeitern nur dann als Business-Partner begegnen, wenn sie Infos zu den Mitarbeitern transparent organisieren und im Dialog bleiben. Gleichzeitig sind Personalabteilungen in strategische Überlegungen einzubeziehen.

HR-Administration bedeutet nicht, ausschließlich Daten einzugeben – das wird heute oft verkannt. HR-Administration bedeutet vielmehr aktive Gestaltung einer lebenden Unternehmens-Mitarbeiterdatenbank – eines Personalinformationssystems. Dieses garantiert gleichzeitig qualitativ hochwertige Beratung zu Themen wie betriebliche Altersversorgung (bAV). Wie wollen Personaler diese Sachverhalte erläutern, wenn die Kenntnisse im Steuer- und Sozialversicherungsbereich fehlen? HR-Administration zeigt: Das ist es mir wert.

Gehen wir weiter zur Bewertung der ausgelagerten Prozesse.

Was bedeutet das für mich? Die Einstiegskosten der Auslagerung sind im Verhältnis zu den eigenen Gehaltskosten (z. B. für Entgeltabrechner) relativ gering. Monatliche Kosten sind transparent und für die Vertretungsregelung ist gesorgt. Abgestimmte Service Level Agreements garantieren den Erfolg.

Lesen Sie im nächsten Artikel mehr über die Vorteile der Funktionsausgliederung oder sprechen Sie uns direkt an.