Mit der Umsetzung der EU-Arbeitsbedingungsrichtlinie kommt es zu Änderungen u.a. im Nachweisgesetz
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Gesetzesänderungen treten zum 01.08.2022 in Kraft
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Wesentliche Regelungen des Arbeitsvertrags sind schriftlich festzuhalten
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Verstöße gegen das Nachweisgesetz können mit Geldbuße geahndet werden
Am 06. April 2022 hat die Bundesregierung einen Gesetzentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union („Arbeitsbedingungsrichtlinie“) in deutsches Recht beschlossen, mit dem unter anderem das Nachweisgesetz (NachwG) geändert wird. Die Gesetzesänderungen werden zum 01. August 2022 in Kraft treten.
Das NachwG regelt, dass der Arbeitsvertrag und die wesentlichen für das Arbeitsverhältnis geltenden Arbeitsbedingungen sowie auch spätere diesbezügliche Änderungen schriftlich – also in „Papierform“ – niederzulegen sind. Dies bedeutet auch, dass der Arbeitgeber das Nachweisdokument eigenhändig unterschreiben muss. Zu den Arbeitsbedingungen zählen auch Zusagen auf Leistungen der betrieblichen Altersversorgung (bAV). Die wesentlichen Neuerungen im Hinblick auf die bAV werden nachfolgend kurz dargestellt.
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Die Nachweispflicht umfasst weiterhin das Arbeitsentgelt und auch andere Bestandteile des Arbeitsentgelts (z. B. die Betriebsrente), die künftig aber getrennt anzugeben sind. Ferner deren Fälligkeit sowie deren Art der Auszahlung (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG-E). Die Informationen hierzu sind spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung als Niederschrift auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG-E). Nach § 3 Satz 1 NachwG ist eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen - zu denen auch eine später getroffene EUW-Vereinbarung zählt - spätestens am Tag des Wirksamwerdens schriftlich mitzuteilen.
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Ein Arbeitgeber, der sich zur Umsetzung der bAV eines externen Versorgungsträgers bedient, muss dem Arbeitnehmer künftig Name und Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG-E). Ausgenommen hiervon sind Versorgungszusagen in den Durchführungswegen Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds, weil diese aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen (§§ 234 k ff. VAG) selbst verpflichtet sind, diese Informationspflicht gegenüber den Versorgungsberechtigten zu erfüllen. Im Ergebnis obliegt es dem Arbeitgeber also nur im Falle der Umsetzung der bAV im Durchführungsweg Unterstützungskasse, die vorstehend genannten Informationen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG-E). HDI wird mit einer entsprechenden Anpassung der Dokumente rechtzeitig zum Inkrafttreten der Gesetzesänderungen den Arbeitgeber dabei unterstützen, dass dieser seinen Nachweispflichten nachkommen kann.
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Die Angaben unter anderem zur bAV können durch den Hinweis auf einen für das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifvertrag oder eine entsprechende Betriebs- /Dienstvereinbarung ersetzt werden. (§ 2 Abs. 4 NachwG-E).
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Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01. August 2022 bestand, können vom Arbeitgeber verlangen, dass ihnen innerhalb im Gesetz definierter Fristen die Informationen ausgehändigt werden. (§ 5 Satz 1 NachwG-E)
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Obgleich die EU-Richtlinie in Artikel 3 die Möglichkeit vorsieht, die Informationen gegen Übermittlungs- oder Empfangsausweis auch in elektronischer Form zur Verfügung stellen zu können, hat sich der deutsche Gesetzgeber entschieden, an der Schriftform festzuhalten. Die elektronische Form bleibt weiterhin explizit ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG)
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Anstelle den in Deutschland im Vergleich zu vielen anderen Industrienationen rückständigen Digitalisierungsstand durch liberalere Vorgaben (z.B. Textform) zu befördern, sieht der Regierungsentwurf in Verstößen gegen das Nachweisgesetz künftig sogar eine Ordnungswidrigkeit. Diese kann mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 EUR geahndet werden.
