Geändertes Nachweisgesetz in Kraft: Die wesentlichen Änderungen und Auswirkungen auf die betriebliche Altersversorgung im Überblick
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Gesetzesänderungen sind zum 01.08.2022 in Kraft getreten
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Alle wesentlichen Regelungen des Arbeitsvertrags inkl. bAV sind schriftlich festzuhalten
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Verstöße können ab sofort mit bis zu 2.000 Euro Bußgeld geahndet werden
Zum 01.08.2022 ist das neue Nachweisgesetz (NachwG) in Kraft getreten und hat bereits für viel Kopfschütteln gesorgt. Entgegen aller landläufigen Digitalisierungsbestrebungen hält der Gesetzgeber an der Schriftform aller Nachweispflichten fest und zwingt damit arbeitgebenden Unternehmen weiteren Administrationsaufwand auf. Bereits am 29.06.2022 berichteten wir über die wesentlichen Änderungen und Auswirkungen des novellierten NachwG auf die betriebliche Altersversorgung (bAV). Hier nochmals eine Bündelung der wichtigsten Fakten und ToDos für Arbeitgeber:Innen im Überblick:
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Hintergrund: Arbeitgeber:innen sind aufgrund europäischer Richtlinien bereits seit 1995 verpflichtet, Rechtssicherheit und Transparenz im Arbeitsverhältnis zu schaffen. Hierzu sind wesentliche für das Arbeitsverhältnis geltende Vertragsbedingungen sowie auch spätere diesbezügliche Änderungen in schriftlicher Papierform niederzulegen und den Arbeitnehmenden auszuhändigen. Um auch den Veränderungen am Arbeitsmarkt der vergangenen Jahre Rechnung zu tragen, hat die Europäische Union eine neue Arbeitsbedingungsrichtlinie für transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) vorgelegt. Die Umsetzung dieser Vorgaben in deutsches Recht ist unter anderem durch Änderung des bestehenden NachwG erfolgt. Die Gesetzesänderungen sind zum 01.08.2022 in Kraft getreten und gelten für alle Arbeitnehmenden.
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Schriftform: Die Nachweispflicht umfasst u.a. das Arbeitsentgelt und auch andere Bestandteile des Arbeitsentgelts. Unter den Begriff des Arbeitsentgelts fallen nach herrschender Meinung auch Entgeltbestandteile, die aus einer bAV resultieren. Die Informationen hierzu sowie deren Fälligkeit und Art der Auszahlung (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG) sind spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung in Form eines unterschriebenen Papierdokuments auszuhändigen. Zu den Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen zählt nach überwiegender Auffassung beispielsweise auch eine später getroffene Vereinbarung zur Entgeltumwandlung zugunsten einer bAV. Arbeitnehmende, deren Arbeitsverhältnis bereits vor dem 01.08.2022 bestand, können vom Arbeitgeber:innen verlangen, dass ihnen innerhalb gesetzlicher Fristen die Informationen ausgehändigt werden (§ 5 Satz 1 NachwG).
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bAV: Arbeitgeber:innen, die einen externen bAV-Versorgungsträger nutzen, müssen den Arbeitnehmenden seit 01.08.2022 Name und Anschrift des Versorgungsträgers mitteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 13 NachwG). Versorgungszusagen im Rahmen der Direktversicherung, Pensionskasse und Pensionsfonds sind ausgenommen, weil diese aufgrund anderer gesetzlicher Regelungen (§§ 234k ff. VAG) selbst verpflichtet sind, diese Informationspflicht gegenüber den Versorgungsberechtigten zu erfüllen. Erfolgt die bAV im Rahmen einer Unterstützungskasse, bleibt die Informationspflicht für Arbeitgeber:innen bestehen.
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Konsequenzen: Verstöße gegen das NachwG können als Ordnungswidrigkeit künftig mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 EUR geahndet werden (§ 4 NachwG).
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Tipps: Um Konflikte oder gar Bußgelder in Zukunft zu vermeiden, sollten Arbeitgeber:innen die Anforderungen rund um das novellierte NachwG ab sofort sorgfältig beachten.
Neue Entgeltumwandlungsvereinbarungen ab dem 01.08.2022 sollten stets vom Arbeitgeber schriftlich unterzeichnet werden und dem Arbeitnehmenden in Papierform ausgehändigt werden. Das gilt für alle Durchführungswege und auch dann, wenn der Beratungs- und Abschlussprozess digital erfolgt. Für Entgeltumwandlungen, die bereits vor dem 01.08.2022 vereinbart wurden, muss der schriftliche Nachweis nur auf Aufforderung des Versorgungsberechtigten erbracht werden.
Arbeitgeberfinanzierte Versorgungszusagen in Form von Versicherungspolicen sollten unterschrieben und dem Arbeitnehmenden in Papierform ausgehändigt werden. Entsprechendes gilt für die Leistungspläne einer Unterstützungskasse, unabhängig davon, ob es sich insoweit um eine Arbeitgeberfinanzierung oder eine Entgeltumwandlung handelt.
Existiert im Unternehmen eine Versorgungsordnung in Form einer Gesamtzusage, ist diese jedem neu eintretenden Arbeitnehmenden in unterschriebener Fassung auszuhändigen. Alternativ kann ein entsprechendes Highlight-Papier (inkl. aller maßgeblichen Informationen zur bAV und Unterschrift des Arbeitgeber:innen) übergeben werden.
Auch alle Änderungen bestehender Versorgungszusagen sollten durch den Arbeitgeber nachweislich schriftlich begleitet und ausgehändigt werden. Hierzu zählen beispielsweise Änderungen der Entgeltumwandlungsvereinbarung, Veränderungen etwaiger Arbeitgeberbeiträge sowie die Anpassung der entsprechenden Leistungsnachweise.Im Fall eines Arbeitgeberwechsels ist darauf zu achten, dass auch übernommene Versorgungszusagen vom aufnehmenden Arbeitgeber:innen durch Unterschrift bestätigt und ausgehändigt werden.
Alle maßgeblichen HDI bAV-Unterlagen (Entgeltumwandlungsvereinbarungen, Policenbegleitschreiben Versorgungsordnungen etc.) enthalten künftig einen Hinweis zum NachwG.
